AUTOR: Valeria Leturia – ALAXATECH

Para empezar, es necesario tener en cuenta que tanto el sistema CRM como el ERP son herramientas de gestión empresarial. No obstante, a pesar de que sus usos y funciones son distintas, muchas empresas no tienen las definiciones claras, por lo que confunden ambos términos entre sí. En vista de ello, el presente artículo se encargará de explicar los
detalles de cada uno, así como sus diferentes funciones y beneficios.

¿Qué es un sistema CRM?
El sistema CRM, también conocido como Customer Relationship Management, comprende todas las tecnologías, prácticas y estrategias comerciales que giran en torno a la relación con el cliente o, con mayor exactitud, a su información.
Se hace hincapié en la información, ya que esta es utilizada por las plataformas de CRM para administrar cuentas, leads y oportunidades de ventas en un solo lugar. Es por ello que, contando con un sistema de CRM, cualquier empresa puede mantenerse conectada con sus clientes, así como optimizar los procesos, mejorar la rentabilidad e impulsar el crecimiento del negocio.

¿Qué hace un sistema CRM?
El sistema CRM no solo almacena información personal de clientes actuales y potenciales, sino que también recopila sus historiales de compra, preferencias y puntos de contacto con la empresa, tales como visitas de los clientes al sitio, llamadas telefónicas realizadas, intercambios por correo electrónico y demás interacciones. En otras palabras, una plataforma de CRM:
– Rastrea y administra la información de los clientes.
– Conecta a todo el equipo en cualquier dispositivo.
– Capta los e-mails de los clientes de manera inteligente.
– Simplifica tareas repetitivas para poder hacer un seguimiento de leads más efectivo.
– Proporciona recomendaciones e insights instantáneos.

¿Cuáles son los beneficios del sistema CRM?
El sistema CRM permite que la empresa cambie los procesos manuales por una organización simplificada y accesible de diversas cuentas y contactos. De tal forma, se aumentará la productividad, debido a que cada miembro del equipo estará trabajando siempre con información actualizada de los clientes y de sus interacciones con la empresa.

Es así como, con un sistema CRM:
– Se pueden encontrar más leads y, por ende, expandir la empresa con un aumento del 37% de los ingresos por ventas.
– Las conversaciones son siempre relevantes y actualizadas, lo cual aumenta la satisfacción del cliente en un 45%.
– Por último, en marketing, se logra también una mejora del 43 % en el Retorno de la Inversión (ROI), según el reporte de los clientes de Salesforce.

¿Qué es un sistema ERP?
El sistema ERP, cuyas siglas provienen de Enterprise Resource Planning, es una herramienta digital cuyo objetivo es integrar y automatizar los principales procesos y datos de la empresa en una sola plataforma. Esto no solo facilita la gestión de los mismos, sino que también mejora la organización y productividad de la compañía.

¿Qué hace un sistema ERP?

1. Base de datos interactiva
Brinda la posibilidad de administrar las tareas de cualquier proyecto dentro de un solo sistema. Además, permite que los usuarios realicen un seguimiento de las métricas relacionadas con la rotación de inventario, los costos laborales, la retención de clientes, entre otros.

2. Control del grado de avance del proyecto
Presenta una visión general del ciclo de vida del proyecto, lo cual permite saber la rentabilidad total del mismo según los esfuerzos realizados.

3. Imputación de costes reales
Permite imputar los insumos desde el momento de la compra, así como registrar las partes de trabajo del personal, la maquinaria y los subcontratistas. De tal forma, se pueden conocer las desviaciones sobre las cantidades e importes previstos en relación al programa de uno o más proyectos.

4. Análisis de desviaciones
Recopilar toda la información en una sola plataforma permite calcular el origen y proyección de las desviaciones de tiempo, gasto y presupuesto.

5. Gestión documental de cada proyecto
Facilita el registro ordenado y la consulta de todos los documentos relacionados con los proyectos, tales como planos, fotos, hojas de cálculo, contratos, formularios de inspección, entre otros.

6. Integración de departamentos de finanzas y/o contabilidad
Brinda a cada departamento una visión de los procesos. Gracias a ello, mejoran las posibilidades de manejo de líneas de crédito externas a la empresa, así como la gestión de los pagos impositivos.

¿Cuáles son los beneficios del sistema ERP?
El sistema ERP ayuda a la administración y gestión corporativas con el fin de contribuir al crecimiento del negocio. Esto lo logra gracias a la automatización de los procesos, la cual garantiza una mayor flexibilidad del equipo y una mayor seguridad de la información, así como un mayor control sobre lo que sucede en la empresa. Además de ello, tener un sistema ERP permite lo siguiente:

– Acceso de manera remota y segura al sistema.
– Mayor eficiencia, competitividad y productividad entre los miembros de la empresa.
– Rápida emisión de facturas, inventarios actualizados y control financiero en tiempo real.
– Reducción de costos y ahorro de tiempo.
– Efectividad en la gestión tributaria.
– Integración de las distintas bases de datos de la compañía en un solo programa.

¿Por qué las empresas necesitan implementar el sistema CRM y ERP?
Por si no fue suficiente con saber los beneficios de cada sistema, a continuación se compartirán ciertas señales que indican la necesidad de implementar un sistema CRM en la empresa:
– Cuenta con departamentos que trabajan juntos, pero que no comparten el mismo espacio físico.
– El departamento de ventas viaja frecuentemente.
– El ciclo de ventas es largo y/o complejo.
– Los datos de los clientes no se encuentran con rapidez.
– Las negociaciones pasan desapercibidas debido a que todo es manejado en planillas y cuadernos.
– Los clientes actuales y potenciales tienen múltiples puntos de contacto.
– Existen diversas aplicaciones que no están conectadas a una sola base de datos o
sistema de registro.
– La experiencia del cliente es deficiente debido a problemas de servicio.
– El departamento de Tecnología e Información (TI) está sobrecargado con solicitudes de mantenimiento.

Si logró identificar alguna de las necesidades anteriores en su empresa, ha llegado el momento de poner en marcha el sistema CRM y mejorar la experiencia de sus clientes. Del mismo modo, si lo que busca es perfeccionar el sistema de planificación de recursos empresariales, entonces deberá adquirir un sistema ERP, el cual no solo le permitirá automatizar y eliminar la duplicidad, sino que también facilitará la comunicación interna y la productividad. Y es por eso que en Alaxatech desarrollamos estas tecnologías, para ayudar a automatizar principales procesos en las empresas y a alcanzar sus objetivos.